Compras y ventas


Los pedidos
Hace unos años los gastos en la compra eran bastante limitados, ya que los dueños de los establecimientos se preocupaban de atender los gustos de los clientes sin seguir de cerca el rendimiento de su establecimiento. Actualmente el aumento de precio de los productos y de los gastos generales exige al profesional, que conozca a fondo su profesión y por tanto que sepa comprar de forma efectiva.

 La competencia de los hoteles y las grandes cadenas es cada vez mayor si los pequeños establecimientos quieren mantener el negocio y conservar la clientela que han adquirido durante todos los años, deben controlar los costes. Un aspecto muy importante, es pagar regularmente a los proveedores, estos lo tendrán muy presente en el momento de establecer los precios, además el pago regular de las facturas nos permite exigir un pequeño descuento, que al final, no es tan pequeño si lo miramos desde el punto de vista del conjunto de todo un año, ya que para controlar los cotes en los pedidos tenemos que tener en cuenta que debemos seguir tres puntos básicos: quien, cómo y cuándo.

*Quien: quien debe de hacer lo pedidos. Su principio básico es centralizar las compras, es decir, que sea una sola persona la encargada de hacer los pedidos de comida, bebida, y suministros de cualquier clase. También debe de conocer bien los precios de las mercancías, su preparación y el coste de conservación, ya que la experiencia nos enseña a saber elegir el producto, y no debemos dejarnos engañar por las apariencias sino por el valor real de los géneros. Cosa difícil de apreciar, i para ello la persona, encargada de hacer los pedidos, tiene que reunir, dos condiciones básicas:
1- Cualificación profesional (que entienda del tema y esté preparada para llevar a cabo esta tarea y debe de contar con la ayuda y asesoramiento de los responsables de cada área).
2- Responsabilidad (si la persona que compra no es dueño del negocio debe exigirle que cumpla su misión con honestidad y honradez, procurando el bien de la empresa y ajustándose a lo establecido en el presupuesto, ya que el responsable de compras debe saber que los mayoristas y las fabricas ofrecen casi siempre productos recientes, mientras que los detallistas al vender sus stocks que vendan más lentamente, ofrecen manos garantías, y todo esto sin olvidar que la compra de productos no perecederos al por mayor, permite obtener unos beneficios muy apreciables).

*Cómo: el responsable de compras a de redactar los pedidos con previsión para que las entregas respondan a las expectaciones indicadas, esto es necesario incluso en el caso de tratar con un proveedor de confianza, ya que siempre tenemos que vigilar y evaluar la calidad de las entregas. No verificar las omisiones o descuidos, lleva consigo el riesgo de tentar a los proveedores, y  honrarlos a que nos entregue productos de calidad inferior, así el responsable de compras debe rellenar la hoja de petición de productos definitiva, la original para él, i la copia para el proveedor.

*Cuando: deben hacerse en el momento que se considere oportuno, teniendo en cuenta los objetivos y previsiones establecidas y siempre tiene que haber un objetivo primordial, que deberemos cumplir; mantener inmovilizado la menor cantidad posible de dinero o tener solo el stock necesario.
También saber comprar en momentos de oferta y demanda. (Por ejemplo Navidad, los proveedores suben precios, los cocineros también, entonces es importante comprar antes de Navidad, i congelar lo preciso, Máximo un mes, o un mes y medio y mantenerlos a -30º, y no debe bajar de -20º para mantenerlos perfectamente. También es importante el envasado al vacío, o en cajas de plástico, etiquetado, con nombre de producto y fecha de congelación).

·Los puntos de una ficha de compra deben llevar lo siguiente:
-Cantidad pedida
-Especificación i descripción del producto
-De que proveedor proviene
-Precio
-Cantidad
-Firma
-Observaciones

El transporte y la entrega: Sobre todo para los productos alimenticios y para seguir un control de calidad efectivo se han de evaluar, las condiciones de transporte y entrega. El responsable de compras deberá conoce el origen de los productos y si es posible, visitar las instalaciones donde se manipulan, y también debería conocer, los medios de fabricación y los almacenes.
Durante el transporte a veces los productos sufren alteraciones por diversas causas. En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada por el. Cuando el peso neto total es inferior a 200Kg, no hay problema, pero si es superior y no lo tiene bien habilitado, puede ser concepto de mal estado de situación de los productos, y no tener el permiso sanitario para dicho transporte.
Así pues deberemos vigilar siempre:

·El estado de limpieza del transporte
·La falta de limpieza corporal del proveedor
·El recipiente sucio que contiene el producto
·Los productos colocados directamente en el suelo
·Los productos amontonados
·Temperaturas incorrectas
·Envase incorrecto
·Adquisición de productos mal congelados
·Productos perecederos cargados y expuestos al sol sin ningún tipo de refrigeración

Para que no suceda esto deberemos exigir que los vehículos de los proveedores, sea condicionada y adaptada para los productos alimentarios, que sea lavable, una separación entre productos, y que cumplan con las temperaturas según producto. 
Si recibimos productos en mal estado, podemos perder calidad de producto y también podemos llegar a la intoxicación de nuestros clientes.

Los proveedores
Cuando uno cambia la calidad, no nos queda más remedio que desestimarlo. Todos los hoteles y restaurantes tienen normalmente unos proveedores de los cuales se está satisfecho, sin embargo por cualquier motivo puede que necesitemos recurrir a otros proveedores, por ejemplo: para solucionar un pedido que no nos puedan servir los habituales, i si esto ocurre, tendremos que tener claro porque acudimos a otros comerciales y si vamos a seguir con los habituales. Los proveedores van en función de lo que se llama oferta i demanda.
Como la misma palabra indica clasificaremos a los proveedores, basándonos en lo que ofrecen i demanda de lo que necesitamos. Teniendo claro este concepto tenemos los proveedores elegidos. Estos se pueden aceptar o rechazar libremente sin más limitaciones que el propio interés comercial y no debemos estar ligado a ninguno de ellos ni por ningún motivo especial.

Clasificación:
1. En función de la oferta y la demanda: Proveedores elegidos (Habituales, ocasionales y potenciales) Obligados y los desestimados.
2. En función de su potencialidad: Fabricantes, productores y ganaderos, mayoristas, detallistas, y cooperativistas.

1. En función de la oferta y la demanda:

*Proveedores habituales: son aquellos que cubren con sus servicios, las necesidades normales y pueden o no, hacer frente a eventuales situaciones de emergencia, prestan un servicio eficiente, continuado con solvencia, honradez y con atenciones de todo tipo. También es el equipo al que más recurrimos, y nos suministra la mayoría de los productos. En algunos casos es el único tipo de proveedor que abastece, a ciertos establecimientos.

*Proveedores ocasionales: surgen por la conveniencia de una oportunidad o por el fallo imprevisto de un proveedor habitual, y son aquellos que a veces nos visitan personalmente o bien que recibimos por correo, o correo electrónico, determinadas ofertas que pueden interesarnos. En este caso, lo podemos realizar el pedido siempre y cuando se trate de productos no perecederos para poder levantar el stock semanal, mensual o anual.

*Proveedores potenciales: son los que se piensa en ellos e incluso se les ha sondeado, para posibles futuros contactos, y simplemente lo importante es conocerlos, para  ver si el precio que compramos con los habituales estamos dentro de mercado o no.

*Proveedores obligados: a los que recurrimos obligatoriamente para adquirir un producto determinado, por la imposibilidad de conseguirlo a otro. Ya que es frecuente que en pequeñas localidades, algunos productos de escaso consumo, tienen un sol representante, por lo tanto nos vemos obligados a comprarle a él.

*Proveedores desestimados: son aquellos con los que no se tiene contacto ni relación comercial alguna, y son desestimados en principio por desinterés comercial. O bien por la calidad o bien por el precio.

2. En función de su potencialidad:

*Proveedores fabricantes: las decisiones comerciales dependen en gran parte del volumen de artículos solicitados, y al evitar intermediarios, conseguiremos mejores precios. Pero este tipo de proveedores solo sirven determinados tipos de producto, que son aquellos que han sufrido alguna transformación como los envasados o los menos elaborados.

*Proveedores productores y Proveedores ganaderos: aunque suelen ser substituidos por los mayoristas, el recurrir a ellos, en ocasiones supone la defensa de posibles abusos de los mayoristas, sin embargo comprar directamente al productor o al ganadero, suele traer problemas de tiempo, transporte y sobretodo desclasificación y uniformidad de los artículos.

*Proveedores mayoristas:
dedicados casi exclusivamente a las empresas como hoteles restaurantes, supermercados y tiendas, que comprenden sus exigencias y se les sirve satisfactoriamente y a su medida. Por ejemplo son proveedores capaces de servir 100 pollos de 1 kg 250gr, o 100 solomillos de 200 gramos. Pero son proveedores intermediarios, y aunque correctos, tienen la ventaja de ofrecer la calidad constante que es lo que persigue todo establecimiento.

*Proveedores detallistas:
aunque de menor importancia son muy útiles a veces porque facilitan un trato más directo. Pero el o el inconveniente es la limitación en cantidad, y de posibilidades de servicio, y en muchos casos sus posibilidades financieras no les permite, conceder créditos, que son normalmente en otro tipo de proveedores.

*Proveedores cooperativas: este tipo ha sido intentado por muchos industriales en grandes capitales pero no ha obtenido todavía resultados apetecibles, i su éxito se ha visto malogrado, por causas de diversas índoles, y aunque no se descarta esta fórmula, podemos ofrecer idénticos servicios que cualquier otro proveedor.

Evaluación del estado del producto
-Tenemos que tener unos índices de estado de producto, y estos deben ser los siguientes:
·El estado perfecto
·El estado menor
·El estado mayor
·El estado crítico

El libro diario
-Es el que nos refleja los movimientos de albaranes facturas proveedores el peso, el precio y a qué departamento se entrega el producto.

Datos necesarios en un albarán:
·Fecha de entrega
·Numero de factura
·Proveedor
·Descripción de la mercancía
·Cantidad recibida
·Elemento en que ha llegado la mercancía
·Precio por cantidad
·Precio total de lo que han entregado
·Distribución de la entrega

Factura de substitución
Esta es la hoja que la llamaremos memorándum de retorno y crédito, que se trata de cuando las mercancías no se reciben, de forma satisfactoria debemos rellenar este documento.

Debe de llevar:
·Numero de factura
·Articulo devuelto o que no ha sido entregado.
·De la cantidad que se trata
·Del total de la cantidad
·Precio unitario
·Precio total de lo recibido o no recibido.
·Razón de porque se devuelve.
·Firma del transportista
·Sello de la empresa

Por lo cual el proveedor se le entrega el original del documento, y el recepcionista se queda la copia. A la espera de la llegada de la factura de dicho proveedor.

El control de calidad en los artículos: se refiere a que controlar la calidad del producto es el proceso que permite garantizar la perfecta adecuación del servicio. Por ejemplo: de comidas y bebidas. Ya que tenemos que recordar, que en el control de calidad está presente en todo el proceso de la restauración, desde el momento que adquirimos el producto, hasta que se sirve al cliente en cómo se sirve y en la relación calidad precio que se ofrece, ya que es cierto que la calidad tiene un precio y va unido casi invariablemente a unos gastos mayores, sin embargo lo que molesta a un cliente es el precio de la calidad si no el  respetar de forma justa, la relación calidad precio y es entonces cuando el cliente se siente engañado i decepcionado.
El control de calidad no debe actuar en momentos aislados i precisos, si queremos lograr el agrado del cliente tenemos que supervisar la calidad en la totalidad del desarrollo i transformación del producto, ya que si aplicamos el control de calidad, a todos nuestros niveles conseguiremos los beneficios esperados.
El primer responsable de una mala calidad es muy a menudo el producto inicial que adquiere el responsable de compras, ya que si el producto inicial no tiene la calidad necesaria, será bastante difícil por no decir imposible, encontrar una solución a la calidad de los productos, que se ofrecen al cliente. Para tener un buen control de calidad se necesita siempre en las compras, recepción de las mercancías, almacenamiento, producción de comida y el servicio.

Métodos dentro de la gestión de compras: La compra o intendencia sustenta todo el engranaje del negocio i contribuye a mejorar la imagen final del mismo. El objetivo de una compra de comida o bebida es obtener la mejor calidad de la mercancía basada en las especificaciones determinadas por cada establecimiento y jefes de departamento, a partir de ahí lógicamente hay que buscar el menor precio posible dentro de estas características.
Para realizar una compra, se ha de ser un comprador cualificado y responsable, que significa conocer a fondo los productos, con todos sus tipos de modalidades y estar informado de todo aquello que se puede adquirir dentro nuestras posibilidades, también es importante que sea una sola persona la que realiza los pedidos, aunque estos le puedan llegar de distintos departamentos, o secciones del hotel teniendo en cuanta que el jefe de cocina, el maître, el sumiller y otros,  tienen que transmitir sus pedidos. En casos como estos o más complejos i extensos, la solución ideal, es que cualquier compra, pase a través de una sola persona que centralizara, todas las demandas del establecimiento y hará directamente los pedidos, de esta forma garantizamos la compra efectiva. Para esto siempre tenemos que comprobar el comprador cualificado i responsable, ficha del producto, compra centralizada de una sola persona, y métodos efectivos de compra. Ya que para la satisfacción del cliente sin rebajar la calidad que se pretende, hay que buscar i obtener precios ajustados. Ejemplo: si dos proveedores ofrecen lo mismo producto con igual servicio i condiciones, es evidente que el precio será el determinante para decidir con cual nos quedamos. Para adquirirlo al mejor precio se precisa estar informado del precio, i condiciones del mercado para comparar, ya que puede ser peligroso comprar por costumbre a un proveedor, sin estar informado de los demás. Para elegir el método mejor, tenemos que saber en primer lugar, las características de nuestro establecimiento, las peculiaridades de los productos que nos ofrece el proveedor, i tipos de proveedores que subministran el producto. Ya que las características de un establecimiento son determinadas i no es lo mismo un hotel o restaurante de carretera que un hotel o restaurante en una ciudad. También se pueden emplear varios métodos cuando hay que comprar, es decir cada producto tendrá su método más arriesgado. Ejemplo: el método de compra que se establece entre el suministrador de pescado fresco, no es lógicamente el mismo que se establece, con el distribuidor de agua en bodega. Si se trata de un restaurante de hotel, cuyos platos de pescado i marisco constituyen su mayor atractivo, para los clientes, no nos importara conseguir las almejas a un precio elevado, en este caso el método de compra seria “El cheque en blanco”. Pero si el método más adecuado lo determina no solo los productos podemos emplear métodos diferentes en función de la diversidad i tipos de proveedores, ya que las condiciones de entrega i financiación también influirán en la gestión de compra i en definitiva habrá que buscar la solución mejor de cada caso.

Hoja de petición de compras:

*Consiste en una lista que recoge las necesidades del comprador con unas especificaciones de calidad muy breves el comprado llama a varios proveedores, discute sus necesidades y obtiene un precio, que se anota en la hoja de petición del producto, por producto. Después de hablar con varios proveedores hace un estudio de precios evalúa el servicio de los proveedores y otros factores, como por ejemplo el crédito, y decide que productos se compraran, y a que proveedor, i finalmente se hace una lista de petición de lista definitiva, de la cual da una copia al departamento, que repercute dicha compra.

Métodos de compra:
*Costplus (coste añadido): consiste en hacer todos los créditos a un mismo proveedor, a condición de que este busque los mejores precios y la mayor calidad, si lo consigue se le da un plus en función del beneficio obtenido por esta gestión en relación con las necesidades y posibilidades del establecimiento, sin embargo si nosotros sabemos, como y donde encontrar, productos mejores, que los escogidos, por este único proveedor, no le abonaremos, dicho plus.
*Cheque en blanco: se utiliza cuando es necesario obtener u producto al precio que sea. Si un cliente necesita un producto X, y está dispuesto a pagar cualquier precio razonable, es muy útil con los productos difíciles de encontrar, y en este caso, somos nosotros quienes debemos conseguir el proveedor especializado, y negociar con el un precio razonable.

Instrumentos para poder realizar todas estas compras:
Debemos de tener la ficha descriptiva del producto que define las características que se exige al proveedor, es el instrumento que se utiliza para establecer, un control de calidad, en las compras de los artículos. Su utilidad general es ayudar a comprar, para conseguir los objetivos establecidos en nuestra empresa, como pueden ser:

1. Establecer unos estándares de calidad. Medidas de referencias previamente determinados. 
2. Permitir un control en la entrega de los artículos  que solo se podrán hacer si están definidos, las condiciones de calidad, podremos controlar que el producto entregado se ajusta a lo solicitado. 
3. Conseguir que los productos de calidad, sean constantes, ya que si los requisitos de calidad no están por escritos, es fácil olvidaros de una vez para otra.

Como más exigentes seamos, mas valoraremos, que la calidad, para satisfacer al cliente, es una propiedad que no debe variar de un día para otro, ya que los clientes que tienen que conocer el precio medio que cuesta comer en nuestro establecimiento, también tiene que percibir, una calidad invariable en la comida, ya que la constancia, en la calidad  del producto, debe ser invariable (imaginemos que nuestro proveedor de frutas y verduras nos entrega unos aguacates maduros i otro día verdes, entendemos que estos, no los podemos preparar, lo cual significa, que estamos perdiendo la calidad, en nuestro establecimiento)
La ficha de cada artículo, tiene que reunir, todos los detalles que nosotros tengamos, y que sea útil a la hora de realizar la compra, ya que si nosotros dejamos de utilizar, dicha hoja, pueden ocurrir dos cosas, o que la hoja no esté bien construida, o que no tenga los datos suficientes, para poder llevar el control de calidad. Por lo cual tenemos que tener muy claro, que la ficha tiene que ser un instrumento práctico, de fácil manejo, y de fácil accesibilidad, ya que la vamos a utilizar con mucha frecuencia, y para establecer una ficha adecuada para nuestro establecimiento, tenemos que seguir los siguientes pasos:

1. Listar todos los artículos que debemos comprar.
2. Dividir la lista en categorías de artículos tanto para comidas como bebidas.
3. Establecer una ficha de especificación de cada artículo como por ejemplo alimentos de características que se deban indicar, como el estado del artículo, la conservación, el embalaje,  el valor nutritivo de este producto, y el proceso a seguir para obtener las especificaciones de un alimento de uso corriente, son: Dar una descripción del valle del producto deseado a un proveedor, explicándole para que lo queremos. Analizar las muestras que nos proporciona. Seleccionar el producto de cualidad correcto. Pedir al proveedor que nos subministre la descripción detallada del producto. Escribir la especificación con la información recibida.     Pedir a otros proveedores una crítica a esta especificación. Modificar la descripción provisional si es necesario. Utilizar las instrucciones.

El control de la recepción de las mercancías

Indica un conjunto de acciones encaminadas a controlar la llegada de los pedidos realizados, los procedimientos de recepción, son muy variantes, pero en cualquier caso, permiten garantizar que las entregas se realizan del modo y la forma esperada. La persona encargada de recibir las mercancías, tiene que poseer, una copia de los pedidos, y un duplicado de las entregas realizadas para controlar que las mercancías que llegan en el establecimiento, han sido solicitadas, y corresponden a la realidad, cantidad, y presentación vendidas. Toda la mercancía sin excepción debe ser recibida de una zona o punto de recepción establecido, que se hallará situado, lo más cerca posible de las zonas de almacenaje, concretamente los productos destinados a la cocina deberán recibirse cerca de ella. Las mercancías deben ser recibidas siguiendo el proceso de recepción con los siguientes procesos:

1. Siempre preparación de la zona de recepción. Para que la entrega sea sin problemas.
2. Comprobacion de las mercancías.
3. Peso.
4. Etiquetado. Para que haya rotación de stocks.
5. Control de calidad. Para que se correspondan con la señalada calidad, los pedidos en los albaranes y facturas de entrega.
6. Almacenamiento rápido (el stock suficiente pero no abusivo para reducir la deteriorada de los productos especialmente perecederos).
7. Comunicación al departamento de compras para que se tenga en cuenta los pedidos realizados i las incidencias.

Técnicas de control

1·Control de recepción con factura: es el que la factura que acompaña la entrega, contiene la orden de compra, y las especificaciones a comprar, con la mercancía entregada. Cualquier anomalía debe anotarse, y los controles de calidad se verifican con el documento recibido, pero tienen un inconveniente que con el tiempo a veces no se realiza el control con suficiente
 meticulosidad.

2·Recepción con control ciego: documento donde se indica la mercancía que se va a recibir, pero no figura cantidades ni calidad ni peso ni precio. Pero la persona que decide las mercancías,  elabora un comprobante para que revise el proveedor, y por contabilidad después de realizar todos controles de precio y cantidad. Es muy fiable pero es muy costosa.

3·Recepción con control parcialmente ciego: combinación de las dos técnicas y la persona encargada recibe un documento con las mercancías que deberá controlar, i solo tiene que ordenar los pesos, las cantidades, y verificar calidad. Muy fiable, ganas tiempo, y menos coste. El mas adecuado ya que la realidad la controla cada departamento.

Procesos a seguir en los controles

Se trata de evaluar la calidad, basándose en los objetivos del equipo de control necesario. Se necesitan los 5 sentidos, las balanzas, el termómetro, analizador de grasas, y contenedores de reciclaje.
A quien elegir y los factores para la elección de proveedores, pueden ser varios, pero básicamente deberemos fijarnos, a lo que se refiere, a la calidad, precio, servicio, y crédito.

Calidad: debe estar siempre en primer plano, pero no siempre ha de ser lo mejor de cada producto, ya que nos puede interesar, tipos de calidad intermedios, mediocres o superiores. Según los casos o  establecimiento que ofrecemos a nuestro cliente, pero lo que si tenemos que tener claro, que en ningún caso, quiere decir falta en calidad.

Precio: suele ser correlativo del factor calidad, y en este punto toda la solución consiste en el regateo entre proveedores con el comprador.

Servicio: un buen servicio no es únicamente la puntualidad, también está la honradez en las cantidades, pesadas i medidas en el tamaño de los productos y sin duda en la garantía del transporte y acondicionamiento.

Crédito: al ser posible, se ha de conseguir es que nos dejen pagar al máximo de días posibles, 30, 60, 90 días, i con ello conseguimos, la derivada del pago de las mercancías.

MarcStone

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